Inkoopfacturen, verkoopfacturen, proforma facturen, pakbonnen, commercial invoices. Je hebt er vast en zeker van gehoord en zal er misschien al veel mee te maken hebben of krijgen. Maar wat is nou eigenlijk het verschil tussen al deze documenten?! Wij leggen het je uit aan de hand van enkele praktische voorbeelden.
We leggen de volgende documenten aan je uit:
- Wat is een inkoopfactuur?
- Wat is een verkoopfactuur?
- Wat is een proforma factuur?
- Wat is een pakbon?
- Wat is een commercial invoice?
Wat is een inkoopfactuur?
Als ondernemer bepaal je jouw eigen assortiment in jouw webshop. Dit kunnen zelfgemaakte producten zijn maar ook ingekochte producten. Zodra je producten inkoopt, krijg je te maken met de inkoopfactuur. Hierop staan de producten en diensten die je afneemt van een leverancier en de bijbehorende kosten. Op deze inkoopfactuur staat vermeld aan welke betalingstermijnen je moet voldoen. Ook het BTW bedrag staat op deze inkoopfactuur vermeld. Afhankelijk van de producten of diensten die je afneemt, is het BTW percentage 0%, 9% of 21%. Meer informatie over BTW vind je hier. Het is belangrijk om de inkoopfacturen goed te bewaren voor jouw eigen administratie. Je kunt namelijk in aanmerking komen voor BTW teruggave. Meer informatie hierover kun je vinden op de website van de Belastingdienst.
Benieuwd hoe een inkoopfactuur eruitziet?
Wat is een verkoopfactuur?
Een verkoopfactuur is qua opbouw gelijk aan een inkoopfactuur. Het verschil is echter dat jij de inkoopfactuur ontvangt van een leverancier, terwijl je de verkoopfactuur zelf opstelt en stuurt naar jouw klant. Op de verkoopfactuur vermeld je onder andere de verkochte goederen of diensten, de kosten en de gewenste betaaltermijn. Verkoopfacturen maak je in bijvoorbeeld Word, Excel of een factuurprogramma, zoals Rompslomp of e-Boekhouden. De verkoopfactuur moet aan een aantal eisen voldoen:
- Indien exclusief BTW, dan moet er altijd BTW 0%, VAT shifted (BTW verlegd) of marge artikelen vermeld worden op de factuur.
- Indien inclusief BTW, dan moet er altijd het BTW percentage (9% of 21%) en het BTW bedrag vermeld worden op de factuur.
- Naam en adresgegevens van de geadresseerde (deze moet overeenkomen met het adres op het verzendlabel dus kan het beste gekopieerd worden).
- Naam en adresgegevens van jouw webshop.
- BTW nummer van jouw onderneming.
- KVK nummer van jouw onderneming.
- De factuurdatum (gedateerd voor de verzending).
Een volledig overzicht met de eisen die de Belastingdienst stelt aan het opstellen van een verkoopfactuur kun je hier vinden.
Benieuwd hoe jouw verkoopfactuur eruit hoort te zien?
Tip! Op een proforma factuur moet altijd de vermelding ‘pro forma’ of ‘concept’ staan in plaats van ‘factuur’, zodat de klant weet dat het geen officiële factuur is.
Wat is een proforma factuur?
De proforma factuur is een onofficiële factuur en lijkt qua inhoud op een offerte. Op de proforma factuur staat een aanbod van producten of diensten vermeld met bijbehorende prijzen. Het grote verschil is echter dat een offerte is opgemaakt als een brief en de proforma factuur meer lijkt op een verkoopfactuur. De proforma factuur is, in tegenstelling tot de verkoopfactuur, echter geen rechtsgeldige factuur. Dit betekent dat jouw klant naar aanleiding van deze factuur nog geen betalingsverplichting heeft. De proforma factuur bevat geen factuurnummer en maakt ook geen deel uit van je administratie.
Maar, wanneer verstuur je dan een proforma factuur? Dat doe je bijvoorbeeld in de volgende omstandigheden:
- Als je de klant wilt vragen om een vooruitbetaling.
- Als je een verkoopvoorstel wilt specificeren. Naar aanleiding van deze factuur kan jouw klant om een wijziging vragen, waarna jij de proforma factuur kunt omzetten naar een verkoopfactuur.
Benieuwd hoe jouw proforma factuur eruit hoort te zien?
Wat is een pakbon?
Tijd voor heel wat anders: de pakbon! Een pakbon, ook wel leveringsbon genoemd, stuur je mee met jouw bestellingen. Je stopt deze in de verzenddoos, samen met de producten. Jouw klant kan aan de hand van de pakbon zijn of haar bestellingen controleren op volledigheid. Bewaar zelf ook een kopie van de pakbon, deze is samen met de factuur onderdeel van jouw administratie. Een pakbon kun je maken in Word, Excel of een factuurprogramma. Op de pakbon vermeld je het volgende:
- De bedrijfs- en contactgegevens van jou als webshophouder.
- De NAW-gegevens van de klant.
- De datum van het versturen van de zending.
- Een omschrijving van de producten in het pakket.
- Het aantal geleverde producten.
Wat is een commercial invoice?
Bij het aanmaken van jouw wereldzending (zendingen naar landen buiten de EU), ontvang je van ons een douaneformulier en een commercial invoice. Beide documenten zijn bedoeld voor de douane en dienen aan de zijkant van het pakket te worden geplakt. Dit kun je doen met behulp van een zelfklevende paklijst envelop. Aan de hand van de commercial invoice kan de douane de belastingen en invoerrechten bepalen. Voor EU zendingen heb je geen commercial invoice nodig.
Benieuwd hoe een commercial invoice eruitziet?
