10 richtlijnen voor het verpakken van producten

Wanneer je regelmatig pakketten verstuurt wil je natuurlijk dat de producten gemakkelijk, op tijd, onbeschadigd en bij de juiste persoon worden geleverd! In de voorbereiding kan jij al een aantal slimme keuzes maken die ervoor zorgen dan het verzendproces soepel en veilig verloopt en de bezorging van je pakketten geen onnodige vertraging oploopt. Je leest erover in deze blog met onze 10 richtlijnen voor het verpakken van producten.

1. Een geschikte verpakking.

Hoe kies je een geschikte verpakking voor je producten? Producten van verschillende groottes, gewicht of waarde, hebben een eigen manier van verpakken. Over het algemeen bestaan vier mogelijkheden:

Luchtkussen envelop.

Natuurlijk kun je kleine producten versturen in een gewone envelop. Alleen biedt dat geen enkele vorm van bescherming. In dit soort situaties is het aan te raden om gebruik te maken van luchtkussen enveloppen. Door de luchtkussenfolie aan de binnenkant krijgen de producten toch bescherming. De luchtkussen enveloppen zijn handig voor het versturen van kleine en lichtgewicht producten. Tegelijkertijd zijn je producten goedkoper te versturen en kan een bestelling geleverd worden wanneer de ontvanger niet thuis is, omdat deze door de brievenbus past. Bijvoorbeeld met een digitale postzegel.

Papieren verzendzak.

De Do Good Bag, een papieren verzendzak, is uitermate geschikt voor het duurzaam verzenden van kleding, sieraden en andere kleine, lichtgewicht producten. Gemaakt van sterk, gerecycled kraftpapier en door de zelfklevende sluitstrip ook zeer eenvoudig in gebruik. Perfect voor het creëren van een positieve merkbeleving bij jouw klanten. Wist je bijvoorbeeld dat maar liefst 24% van jouw klanten hun bestelling graag in duurzaam verpakkingsmateriaal ontvangt? En nog mooier, met de Do Good Bag maak je ‘niet zo duurzame’-retouren toch zo duurzaam als mogelijk. De verzendzak is namelijk voorzien van een tweede sluitstrip zodat deze opnieuw gebruikt kan worden voor eventuele retourzendingen. Meer informatie over de Do Good Bag vind je hier.

Brievenbuspakje.

Brievenbuspakjes zijn ideaal voor de verzending van kleine, platte producten die door de brievenbus passen en net wat meer stevigheid nodig hebben dan producten die je verstuurt met een luchtkussen envelop of Fashionpack. Met een brievenbuspakje verstuur je producten met een maximaal gewicht van 2 kg en maximaal formaat van 38 x 26,5 x 3,2 cm. Een brievenbuspakje versturen is voordeliger dan een pakket. Net als bij een luchtkussen envelop en Fashionpack hoeft bij een bestelling met een brievenbuspakje de klant niet thuis te blijven!

Brievenbuspakje(s) nodig? Klik hier voor ons assortiment.

Pakketzending.

Grotere en/of zwaardere producten moet je versturen in een verzenddoos als pakketzending. Probeer bij het kiezen van de juiste verzenddoos/-dozen voor jouw product(en) altijd te kiezen voor de doos met zo weinig mogelijk loze ruimte. Dat verkleint de kans op beschadigingen aanzienlijk, omdat producten niet rondzweven in de verpakking. In sommige gevallen is loze ruimte lastig te voorkomen, vul dit dan op met opvulmateriaal. Uiteindelijk is het zowel voor het milieu, als jouw portemonnee beter om dit te voorkomen. Er wordt een toeslag berekend bovenop de prijs van jouw zending indien het volume (L x B x H) van jouw pakket groter is dan 50 dm3. Ben je op zoek naar de juiste verpakking(en) voor het versturen van je producten? In onze webshop bieden we een ruim assortiment verzendverpakkingen en -benodigdheden aan.

2. Het juiste materiaal.

Vaak zijn verzenddozen van karton en hebben ze meerdere functionaliteiten. De verzenddoos zorgt namelijk niet alleen voor een eenvoudig transport en bescherming van je product(en). Een goede verzenddoos kan ook een bijdrage leveren aan een positief imago van je merk bij klanten. Wanneer alle producten netjes en onbeschadigd bij de klant arriveren, kan een beschadigde verzenddoos alsnog een negatieve indruk achterlaten. Denk daarom goed na over het type en de kwaliteit van het karton van jouw verzenddozen. De keuze voor een verzenddoos kan per product verschillen. Het is jouw verantwoordelijkheid om producten te verpakken op een manier zodat ze niet beschadigd raken tijdens het bezorgproces. Verstuur bijvoorbeeld ook geen zware voorwerpen samen met lichtere en/of kwetsbare voorwerpen. Klik hier voor verzenddozen met de juiste kartonkwaliteit voor jouw producten.

3. Richtlijnen voor het verpakken en opvullen van de inhoud van jouw zending.

We raden je aan altijd voor een verpakking te kiezen met het juiste formaat voor jouw producten. Dit is beter voor het milieu, je portemonnee en de producten die je verstuurt. Enerzijds wordt minder loze ruimte vervoerd, wat resulteert in meer ruimte voor de koerier, minder ritjes per bezorger en daarmee een vermindering van de CO2 uitstoot. Anderzijds hoef je minder opvulmateriaal te kopen om de ruimtes mee op te vullen en zo kan je voorkomen dat onnodig volumetoeslag in rekening wordt gebracht. Dat scheelt kosten. Tevens vermindert het de kans op beschadiging van jouw producten aanzienlijk. Ook zorgen zwakke verpakkingen met veel loze ruimte en/of stevige opvulling ervoor dat deze in elkaar zakken en indeuken tijdens het verzendproces. Dat kan de kans op beschadiging weer vergroten. Gebruik daarnaast ook nooit alleen de fabrieksverpakking. Deze biedt onvoldoende bescherming. Breng om de fabrieksverpakking altijd een extra doos aan. Tussen de twee dozen kun je opvulmateriaal gebruiken voor extra bescherming, bijvoorbeeld styropor (beschermende) vlokken, piepschuim of papierproppen.

Toch kan het voorkomen dat je voor de producten die je wilt versturen (nog) niet de perfecte verzenddoos hebt gevonden en toch je producten moet versturen in een verzenddoos met overtollige ruimte. Jij dient de inhoud van jouw zendingen dan goed te beschermen tegen schokken en stoten tijdens het verzendproces. Om te voorkomen dat de inhoud verschuift, beschadigd raakt of de binnenkant van de doos raakt, is het verstandig om de loze ruimte altijd op te vullen met vulmateriaal, zoals schuimzakken, luchtkussenzakken en opvulpapier. Vulmateriaal nodig? Klik dan hier. Hoe je verschillende soorten producten het best kunt beschermen tegen eventuele schade tijdens het verzendproces? Lees dan verder.

• Breekbare producten:
  Breekbare producten die je verstuurt dien je per onderdeel in meerdere lagen bubbeltjesplastic te wikkelen om beschadiging te voorkomen. Verstuur je meerdere producten in een verzenddoos? Zorg er dan voor dat wanneer ieder onderdeel veilig ingepakt is, deze samen in de verpakking niet kunnen verschuiven door middel van opvulmateriaal.

• Zware producten:
  Gebruik bij het versturen van zware producten voor alle zijden van het product piepschuimblokken. Maak daarvoor nooit gebruik van zacht verpakkingsmateriaal, zoals bubbeltjesfolie of papierproppen. Dit kan de producten zeker niet beschermen tijdens het verzendproces. Ook in dit geval geldt, dat wanneer er nog loze ruimte in de verpakking over is, dit opgevuld dient te worden met opvulmateriaal zodat het producten of de producten niet kunnen verschuiven. 

• Waardevolle producten:
  Bij het versturen van waardevolle producten ben je ook zelf verantwoordelijk voor het zodanig stevig verpakken van het product/de producten dat deze geen onnodige beschadiging op kunnen lopen tijdens het verzendproces. Daarnaast is het ook hier van belang dat je ervoor zorgt dat het product of de producten niet kunnen verschuiven in de verzenddoos.

• Vloeistof of breekbare flessen versturen: 
  • Plaats het voorwerp in een waterdichte zak en sluit deze volledig af. Zo beschadigt de overige inhoud niet, indien een fles tijdens het verzendproces toch breekt.

• Scherpe producten versturen:
  Wanneer je scherpe producten verstuurt dien je ervoor te zorgen dat deze veilig bezorgd kunnen worden. Voeg daarom voor extra bescherming speciale hoekbeschermers toe op de hoeken van je product alvorens je deze verpakt en vul loze ruimte op met opvulmateriaal.

• Kwetsbare producten versturen, bijvoorbeeld een schilderij, laptop of televisie:
  Voeg speciale hoekbeschermers aan op de hoeken.

4. Meerdere producten tot een zending verpakken.

Soms wil je meerdere producten in één verzenddoos versturen. Dat kan wanneer de producten samen in één verzenddoos, die aan de maximale afmetingen voldoet, passen. Verbind in dat geval nooit meerdere pakketten middels tape of touw aan elkaar, als één zending. Er is voor iedere zending, oftewel iedere verzenddoos een afzonderlijk verzendlabel nodig om jouw pakket te kunnen versturen.

Wanneer je meerdere producten als één zending verstuurt, verstuur dan geen zware producten samen met lichtere en/of kwetsbare producten. Zorg daarbij dat je ieder voorwerp apart verpakt en de ruimtes tussen de verschillende producten zo klein mogelijk maakt, door te kiezen voor de juiste verpakking of eventueel wat opvulmateriaal. Zo voorkom je dat producten in de verzenddoos verschuiven, elkaar raken en/of beschadigen.

5. Denk aan het milieu met recyclebare verpakkingen.

De maatschappij hecht steeds meer waarde aan het milieu en is zich steeds meer bewust van de (negatieve) impact die bepaalde keuzes in het dagelijks leven daarop hebben. Een te grote verzenddoos met veel loze ruimte, plastic of opvulmateriaal wordt door consumenten niet meer geaccepteerd. Niet goed voor je imago dus. Zorg daarom voor het juiste formaat en milieuvriendelijke verzenddozen en kies daarbij bijvoorbeeld voor recycleerbare verzenddozen. Je klanten gaan dit zeker waarderen.

6. Zending verzendklaar maken.

• Verpakking afsluiten
  Allereerst wil je jouw verzenddoos met producten natuurlijk goed afsluiten. Dit kan uiteraard met tape. Dat klinkt misschien heel simpel maar toch zijn er een aantal dingen waar je rekening mee moet houden in je keuze voor de juiste tape. Het verschilt welk tape bij het type karton van je verzenddoos past. Vervolgens bepaalt het gewicht van de zending hoe je deze het best moet tapen. Lees hier alles over het sluiten van je verzenddozen met tape.
• Zending adresseren
  Zorg ervoor dat de gegevens van de ontvanger volledig en correct zijn ingevuld en weergegeven op het verzendlabel. Het gaat daarbij om de volgende gegevens:

1. Land van bestemming
2. Bedrijfsnaam (indien van toepassing)
3. Naam van de geadresseerde (De naam op het label dient overeen te komen met de naam zoals deze vermeld is bij de deur of deurbel.)
4. Straatnaam en huisnummer
5. Postcode en woonplaats
6. E-mail van de geadresseerde
7. Telefoonnummer van de geadresseerde
8. Vermeld een retouradres

• Verzendlabel opplakken
  Bevestig vervolgens het verzendlabel duidelijk zicht- en leesbaar op de grootste zijde van de verzenddoos en rechts bovenin. Wanneer je verzendlabels print op zelfklevende etiketten, is dit zeer eenvoudig. Wanneer je het verzendlabel op de zending bevestigt met plakband of tape, zorg dan dat dit niet over de barcode heen valt. Dan kan de barcode niet goed gescand worden tijdens het sorteerproces.
• Documentatie bevestigen op de verpakking. (Indien nodig)
  Ben je naast een verzendlabel ook nog verplicht documenten zoals douaneformulieren en pakbonnen te bevestigen voor zendingen naar het buitenland? Dan dien je deze op de verzenddoos te bevestigen met een paklijstenvelop. Hiermee zijn de documenten goed zichtbaar en beschermd tegen beschadiging. Houd er bij het invullen van deze formulieren rekening mee dat wanneer ze onjuist zijn ingevuld of bevestigd, dit kan leiden tot vertraging of mogelijk inbeslagname door de douane.
• Retouradres vermelden
  Vermeld altijd een retouradres. Mocht het zo zijn dat je klant het pakket niet in ontvangst kan nemen of dat het bezorgadres om wat voor reden dan ook onbekend is, dan wordt de zending naar de afzender retour gestuurd. Maak dan wel duidelijk dat het om het retouradres gaat door ‘afzender’ of ‘retouradres’ te vermelden.

7. Richtlijnen voor het gebruik van waarschuwingsetiketten.

Er zijn verschillende soorten waarschuwingsetiketten die worden gebruikt om aan te geven dat een zending een zeer kwetsbaar of breekbaar product betreft. Ze dienen zo nu en dan ook als signaal dat een bepaalde pakketzijde altijd boven moet worden gehouden of dat glas in het pakket zit. De bezorgers houden hier wanneer zij dit zien rekening mee. Wanneer wordt opgemerkt dat een pakket een speciale behandeling nodig heeft dan wordt deze namelijk handmatig verwerkt. Deze handmatige handelingen resulteren in een toeslag. Daarnaast zorgt de handmatige verwerking van het pakket ervoor dat de kans groter is dat er iets met het pakket gebeurt. Probeer daarom zo veel mogelijk rekening te houden met de verpakkingsrichtlijnen in deze blog of tips voor het voorkomen van een toeslag uit deze handout.

8. Vermeld nooit op het label of de doos wat er in zit.

Vermijd het vermelden van details van de zending op het verzendlabel of de verzenddoos. Bijvoorbeeld over wat de inhoud betreft of waar het pakket vandaan komt. Ook wanneer jouw webshop bijvoorbeeld iPhones.nl of mooietelefoons.nl heet dan is het niet handig dit op de doos of het label te vermelden. Natuurlijk gaan we uit van de eerlijkheid van iedereen maar geef betrokkenen geen aanleiding om tijdens het verzendproces iets met de zending te doen.

9. Voorzie in een gemakkelijk retourproces en -verzenddoos.

Het komt vaak genoeg voor. Een klant is niet tevreden met een bestelling en wilt deze graag retourneren. Dan is het bieden van een goede retourservice een uitkomst. Nog mooier is het wanneer je als webshop de klant ook voorziet van een goede verzenddoos om de bestelling in te retourneren. Dankzij een verzendzak met plakstrip of een doos met retoursluiting is dat probleem opgelost! De doos heeft een zelfklevende sluitstrip zodat deze opnieuw gebruikt kan worden. Makkelijk voor de klant, want hij hoeft geen nieuwe verzenddoos te kopen. Dit zal jouw klanttevredenheid positief beïnvloeden. Daarnaast is het makkelijk voor jou, want je bent er zeker van dat de bestelling in een stevige doos wordt teruggestuurd en jouw producten, ook op de terugweg, netjes verstuurd worden! Zo weet je zeker dat je de producten opnieuw kan aanbieden in je webshop. Ook is het beter voor het milieu. Zo hoeft de klant geen nieuwe verzenddoos aan te schaffen voor de retourzending. Attendeer de klant er wel op dat de informatie van de heenzending niet meer leesbaar mag zijn! Zo kan verwarring tijdens het retourproces worden voorkomen.

10. Personaliseer je verpakkingsmateriaal.

Wanneer een klant een bestelling heeft geplaatst moet hij of zij nog even wachten tot hij het zal ontvangen. Het moment van ontvangst van een bestelling is een extra moment om een goede indruk te maken bij de klant en hem te verrassen. Je klant vindt het veel leuker om een mooi en bijzonder pakket te ontvangen dat er echt tussenuit springt, dan een standaard bruin of witte verzenddoos. Het is dan ook een uitstekend moment om je merk nog eens op te laten vallen. De mogelijkheden zijn hierin eindeloos. Personaliseer bijvoorbeeld je tape of verzenddoos door deze te laten ontwikkelen met jouw logo erop!